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業主代表與物業之間進行面對面的溝通是各小區慣常之事，當有業主認為“不定期的交流解決的問題有限”時，融科橄欖城的業主臨時機構與物業公司建立了自己獨特的定期對話機制。而從第一次對話的效果來看，兩個小時的時間里解決了10余項問題，業主們頗感滿意，物業公司也獲益不少。

臨時機構的組織者和創建者張先生說，今年6月小區業主臨時機構改組之后，便覺得以前與物業之間不定期的交流“解決的問題有限”，由此便想到了與物業之間制定了每月一次的定期溝通機制。經過與物業方面的溝通，確立了每月第一個周日的上午10點雙方進行對話。

張先生稱，平日里臨時機構的代表們會利用業主QQ群、小區論壇和平時業主聚會的機會收集小區居民關心的問題，并在每月底的臨時機構例會上進行溝通，找出其中帶共性的問題。然后會在每月初與物業的溝通會上把這些問題通報給物業公司。

“溝通會上由于物業方面高層經理都在，因此有些問題能夠當場拍板決定，解決起來很有效率。”對于本月第一次溝通會的效果，張先生用“相當滿意”來形容?！皟尚r時間里解決了包括啟用門禁、修補漏雨處、捕殺蚊子等10余項問題。而業主們反映的小區里的水池水面過于單調之事，溝通會后沒幾天物業便買來了300尾觀賞魚放養在園區水系內?！?/span>

物業相關負責人于先生也表示，物業也能從這種定期的溝能機制中獲益不少，“至少與業主之間的交流順暢了很多”。在溝通會上，物業就主動告訴業主，物業采取的是酬金制，物業費如有盈余，盈余部分也將用于為業主服務，物業會主動公布審計過的財務報告，“這樣就消除了業主的擔心，如果沒有溝通會的話，我們也很難告知業主的。”于先生說。

而隨著定期對話機制的建立，業主及物業兩方面都更加關注小區論壇里的帖子。臨時機構會在論壇里收集“民意”，物業也承諾客戶服務部經理將專門負責網上意見的收集及反饋。曾有網名為“shishirley”的業主在網上表揚了小區地下車庫的兩名保安服務態度好，幾個小時后物業就在網上回帖表示，將建立獎優罰劣的激勵機制，在核實情況之后會對相關員工給予每人50元的獎勵。